In deze blog vertellen we over een specifieke automatiseringscasus in de bemiddelingsbranche: het automatiseren van een self-billing proces. Het doel van deze blog is om uit te leggen hoe de automatisering tot stand is gekomen, maar ook om inzicht te geven waarom juist dit proces zich leent voor automatisering.
Introductie Data Bemiddelaar B.V.
De bemiddelaar Data Bemiddelaar B.V. verzamelt opdrachten en Zzp’ers en heeft als doel om deze met elkaar te koppelen. Wanneer deze aan elkaar gekoppeld zijn vormt er een plaatsing, waar de tariefafspraken en het aantal uren per week op zijn vastgelegd. Alle uren en tariefafspraken worden geregistreerd en geaccordeerd in softwarepakket Easyflex. Data Bemiddelaar vraagt aan de Zzp’ers en aan de opdrachtgevers een vaste vergoeding van respectievelijk 1 en 2 euro per uur. Data Bemiddelaar verdient niets op de inzet van de Zzp’er, de uren worden 1 op 1 doorbelast. Alle uren van de Zzp’ers worden per klant gebundeld in 1 verzamelnota. De backoffice is ook verantwoordelijk voor het inboeken en controleren van de facturen van de Zzp’ers.
Probleem
Door het succes van Data Bemiddelaar groeit het aantal plaatsingen snel en daarmee ook het aantal inkoopfacturen. Het backoffice team krijgt iedere week meer inkoopfacturen te verwerken en voor iedere inkoopfactuur zijn er een aantal handmatige handelingen. Deze handelingen bestaan uit:
- Het inboeken van de factuur
- Het controleren van de uren en factuurvereisten
- Het doorboeken van de factuur op de verzamelnota van de klant.
- Het komt geregeld voor dat een Zzp’er meer uren op de factuur heeft staan dan waar de inlener akkoord voor heeft gegeven. Data Bemiddelaar heeft daardoor als standaard taak ook het verzorgen van correcties op oorspronkelijke nota’s.
Deze handmatige processen zorgen ervoor dat het backoffice team evenredig mee dient te groeien met de groei in het aantal plaatsingen.
Oplossing
De groei van Data Bemiddelaar wordt op dit moment geremd door de toename in handmatige werkzaamheden die volgen door de toename in plaatsingen. Om ervoor te zorgen dat de marginale kosten van een plaatsing lager worden moet het bemiddelingsproces gestandaardiseerd en geautomatiseerd worden.
De klant heeft besloten om volgens de principes van self-billing te willen werken.
Self-billing is het proces van het versturen van inkoop en verkoopfacturen van en naar 3 partijen, de ZZP’er, de Bemiddelaar en de Klant. In onderstaande diagram worden de stromen van de documenten uitgelegd.
Omdat de bemiddelaar zelf de facturen opstelt naar de Zzp’er en naar de Bemiddelaar is de kans op correcties veel kleiner. De handmatige stap van het controleren van de ZZP facturen is komen te vervallen. De andere handmatige stappen zijn voornamelijk administratief: het daadwerkelijk opstellen van de facturen en verzamelnota’s. Om deze handmatige stap volledig te laten vervallen hebben we een geautomatiseerd self-billing systeem ontwikkeld die de inkoopfacturen en verzamelstaten met behulp van Python aanmaakt. Benieuwd hoe de facturen eruitzien? Zie hier een anonieme voorbeeldfactuur!
Het nieuwe bemiddelingsproces
- De uren en tarieven worden uit Easyflex ontsloten met behulp van de python package Easyflex die door Zypp is ontwikkeld.
- De PDF-facturen worden gegenereerd met behulp van de python package Reportlab. [Lees onze vorige blog over hoe je dit zelf kunt doen!]
- De PDF-bestanden worden in de Azure Storage account van Data Bemiddelaar opgeslagen.
- De facturen worden verstuurd met Sendgrid.
- De facturen worden geboekt in Twinfield. Zypp heeft een Twinfield-connector ontwikkelt die het mogelijk maakt om de verkoopfacturen in te boeken in Twinfield met behulp van de API.
Conclusie
De handmatige stappen in het bemiddelingsproces zorgen ervoor dat groei vaak lineair is en niet exponentieel.
Door middel van deze self-billing casus is duidelijk geworden dat wanneer deze handmatige processen geautomatiseerd zijn, het proces schaalbaar is geworden. Door het proces te standaardiseren en automatiseren maakt het niet meer uit of er 100 of 200 plaatsingen per week verwerkt worden. Het proces van Data Bemiddelaar heeft ervoor gezorgd dat een self-billing factuur binnen minuten wordt gegenereerd, geboekt en verstuurd. Door deze standaardisering is ook het aantal correcties sterk afgenomen, waardoor de backoffice zich weer kan richten op het vergroten van het aantal plaatsingen.
Benieuwd wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen met betrekking tot automatisering? Neem contact met ons op!
Vond je dit artikel interessant?
- 🐍 Bekijk dan ook onze vorige blog: Efficiënte data opslag? Gebruik Parquet!
- ✅ En zorg dat je ons volgt op LinkedIn voor nieuwe content!
